Après avoir configuré votre programme, il est temps de commencer à inviter des membres.

Mentorly vous donne les outils clés pour ajouter des membres à votre programme et comment gérer leur processus d'intégration le mieux possible.

⭐ Pour tous les plans avec un MSA, nous proposons une démonstration en direct d'une heure qui aide à présenter la plate-forme à vos membres. Alternativement, nous pouvons fournir un enregistrement de démonstration à la place. Parlez à votre MSA ou l'Équipe d'Assistance Mentory pour trouver ce qui vous convient le mieux.

Commençons! 🎉

Il existe deux façons d'inviter ou de recruter des membres pour votre programme.

Cette méthode est idéale si vous avez déjà une liste de membres que vous souhaitez inclure dans votre programme de mentorat. Vous pouvez soit ajouter un nouveau membre individuellement, soit plusieurs à la fois.

Rendez-vous sur l'onglet Membres de votre tableau de bord du programme.

Cliquez sur le bouton +, entrez son nom et son courriel. Si le membre est un mentor, cliquez simplement sur la case qui dit « Mentor ». Appuyez sur Enregistrer et envoyez-leur un courriel d'invitation, où ils peuvent s'inscrire et commencer à remplir leur profil.

Ajout de plusieurs membres à la fois :

Dans l'onglet Membres, cliquez sur l'icône de téléchargement (à côté du bouton +). Les instructions vous inviteront à télécharger notre modèle CSV afin que vous puissiez importer plusieurs utilisateurs à la fois.

Les informations les plus importantes requises pour le modèle CSV sont le nom du membre, son adresse courriel et s'il est un mentor. Une fois le modèle rempli, vous pouvez l'importer.

Si votre programme utilise des étiquettes, vous pouvez également inclure l'étiquette dans ce modèle - cependant, il est important que l'étiquette soit créée avant de télécharger cette liste.

Après avoir importé la liste des membres, vous verrez (sur votre onglet Membres) un avis indiquant que vous avez des utilisateurs en attente d'une invitation. Cliquez simplement sur Envoyer des courriels d'invitation et vous êtes prêt à partir !

Bon à savoir : en téléchargeant manuellement vos utilisateurs (soit individuellement, soit en multi-téléchargement), les mentors sont automatiquement approuvés, ce qui signifie qu'ils apparaîtront sur la page Mentors de votre programme une fois leur intégration terminée. Pour plus d'informations sur ce que cela signifie, continuez à lire cet article !

Au lieu de télécharger une liste spécifique de membres, vous pouvez aussi autoriser une inscription générale, dans laquelle les mentors et les mentorés peuvent s'inscrire eux-mêmes !

Toute personne visitant la page de destination de votre programme aura la possibilité de s'inscrire elle-même, soit en tant que mentoré, soit en tant que mentor. Une fois qu'ils se sont inscrits, ils seront invités à suivre les étapes d'intégration - les mêmes que lorsque les membres sont spécifiquement invités.

Bon à savoir : avec l'inscription générale, les mentors devront être approuvés par le gestionnaire de programme afin d'être visibles sur la page des mentors. Plus d'informations à ce sujet sont fournies ci-dessous!

Bon à savoir : la page d'inscription générale est toujours disponible sur votre page de destination pour les visiteurs. Veuillez parler avec votre MSA ou équipe d'assistance Mentorly pour voir s'il y a lieu de le supprimer.

Le nombre de membres que vous pouvez avoir dans votre programme est déterminé par le plan que vous avez acheté avec Mentorly.

Équipes : jusqu'à 100 utilisateurs

Pro : 100 - 500 utilisateurs

Entreprise : 500 + utilisateurs

Si vous avez des questions concernant vos limites d'utilisateurs, n'hésitez pas à contacter votre MSA dédié ou l'équipe d'assistance de Mentorly.

Une fois que vos membres ont commencé à s'inscrire, vous pouvez suivre leur progression d'intégration via l'onglet Accueil avec le tableau de Progrès des utilisateurs.

Chacun de ces statuts peut être considéré comme une étape du parcours de mentorat d'un utilisateur dans votre programme. Pour être réservés, les mentors et les mentorés doivent avoir été invités, inscrits et avoir terminé leur intégration (en remplissant les exigences de leur profil et en répondant au questionnaire de correspondance).

Bon à savoir : votre programme n'exige peut-être pas que des mentors et des mentorés soient jumelés, et ce n'est pas grave ! Vous pouvez simplement ignorer cette barre de progression si tel est le cas.

Bon à savoir : ces statuts sont également présentés dans l'onglet Membres, où vous pouvez filtrer par statut.

Bon à savoir : ces statuts de progression ne sont visibles que par les responsables de programme, de sorte que les membres ne pourront pas voir à quel statut de progression ils se trouvent.

En plus d'une page de destination, votre programme dispose également d'une page Mentors accessible en haut du tableau de bord personnel de chaque membre.

Cette page Mentors est conçue non seulement pour afficher les mentors disponibles dans votre programme, mais aussi pour permettre aux mentorés et autres mentors de parcourir les mentors disponibles.

En tant que gestionnaire de programme, vous contrôlez la façon dont cette page est vue par les membres de votre programme.

Si votre programme utilise le jumelage et que vous souhaitez que vos membres ne rencontrent que leurs jumelages spécifiques, vous ne voudrez peut-être pas que les mentors apparaissent sur cette page.

Pour apparaître sur cette page, le profil d'un mentor doit être marqué comme Accepté. Cela se produit de deux manières :

Bon à savoir : s'ils sont marqués comme Acceptés, un mentor doit avoir le statut Enrolé pour être visible sur la page Mentors.

Bon à savoir : vous pouvez également choisir de présenter des mentors. Cela signifie qu'ils apparaîtront sur la page de destination du programme lui-même. C'est une excellente façon de présenter un groupe spécifique de mentors.

Vous pouvez choisir de regrouper ou de suivre vos membres de manière spécifique, et c'est là qu'interviennent les cohortes et les étiquettes! Les cohortes et les étiquettes peuvent coexister, et voici comment chacun fonctionne individuellement.

De par sa conception, une cohorte est un groupe privé de membres. Lorsqu'il fait partie d'une cohorte, un mentoré ou un mentor ne pourra voir que les autres mentors de la même cohorte sur la page Mentors.

Les cohortes ont une fonctionnalité de rapport - cela signifie que l'onglet Statistiques > Activité décomposera les données par cohorte. C'est très bien si vous voulez comparer le nombre d'inscriptions ou de sessions par cohorte.

⭐ Si votre programme est sur le plan Équipes, vous êtes limité à seulement 5 cohortes à la fois. Pour les plans Pro et Enterprise, vous pouvez avoir un nombre illimité de cohortes.

Bon à savoir : Un membre ne peut faire partie que d'une seule cohorte à la fois.

Bon à savoir : un membre ne saura pas à quelle cohorte il fait partie - cela n'est visible que par le gestionnaire de programme.

Rendez-vous dans l'onglet Membres et cliquez sur Cohortes. Cliquez sur le bouton +, nommez votre cohorte et le tour est joué !

Pour ajouter des membres, accédez à votre onglet Membres et recherchez le membre que vous souhaitez faire partie de la cohorte. Vous pouvez attribuer au membre une cohorte au bas de son onglet Infos de son profil.

Les étiquettes peuvent remplir différentes fonctions pour votre programme. Vous pouvez les utiliser pour étiqueter certains membres ou restreindre les personnes auxquelles ils ont accès dans le programme.

Bien que les étiquettes n'aient pas de fonction de rapport comme le font les cohortes, les membres peuvent faire partie d'autant de étiquettes que nécessaire.

Vous avez deux options lors de la création d'une étiquette: publique et filtrante.

Publique : En rendant une étiquette publique, cela signifie que le nom de l'étiquette apparaîtra sur le profil du mentor ou du mentoré. Ceci est utile lorsque vous souhaitez présenter certains membres dans le cadre d'un certain groupe.

En ne rendant pas l'étiquette publique, vous gardez cette catégorisation privée et le membre qui est étiqueté ne saura pas qu'il a cette étiquette

Filtrante : lorsqu'une étiquette est filtrante, cela signifie que vous limitez tous ceux du groupe étiqueté pour ne voir que ceux qui ont la même étiquette.

Si vous choisissez de ne pas filtrer l'étiquette, cela signifie qu'un membre fera partie du groupe étiqueté mais aura toujours accès à ceux en dehors de l'étiquette .

Dirigez-vous vers votre onglet Membres et cliquez sur Groupes par étiquettes. Cliquez sur + Créer un groupe d'étiquettes, saisissez un nom et choisissez s'il doit être public et/ou filtrant, et le tour est joué ! Une fois l'étiquette créée, vous pouvez facilement ajouter des membres tout de suite en recherchant leur nom.

Découvrez comment gérer votre programme une fois que les membres commencent à s'engager dans la plateforme.

Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider !

Si vous avez un MSA désigné, contactez-le simplement par e-mail pour toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir.

Si vous n’avez pas de MSA, contactez l’équipe d’assistance de Mentorly en allant dans l’onglet Aide qui se trouve sur votre tableau de bord personnel et en cliquant sur Aller au chat en direct.